Ochrana osobních údajů

Správcem osobních údajů je Zdeněk Smítko – Jazykové služby, IČO 88895262, se sídlem Pod Skalkou 121/1, Přerov II-Předmostí, 751 24 Přerov.

Ve věcech osobních údajů mě můžete kontaktovat na zdenek.smitko@nemcinasmitko.cz.

Podle využívané služby zpracovávám jméno a příjmení, telefonní číslo a/nebo e-mail, rezervace a termíny lekcí, informace o průběhu výuky, výukové poznámky, fakturační údaje a kontaktní údaje rodičů nebo zákonných zástupců nezletilých studentů.

Výukové poznámky mohou obsahovat běžné osobní informace, například zaměstnání, zájmy nebo rodinnou situaci, pokud jsou potřebné pro individuální přípravu lekcí. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR standardně neeviduji. Údaje, které nejsou pro výuku potřebné, do poznámek nezapisuji.

Dotazy a sjednání služby: údaje používám pro odpověď na dotaz a přípravu či sjednání služby. Právním základem je jednání o uzavření smlouvy na žádost zájemce (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Poskytování služeb a organizace výuky: kontaktní údaje, termíny a nezbytné informace o průběhu výuky zpracovávám pro plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U nezletilého studenta mohou být údaje potřebné pro poskytnutí služby sjednané jeho rodičem nebo zákonným zástupcem.

Fakturace a účetní povinnosti: fakturační a související údaje zpracovávám za účelem splnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Ochrana práv a zabezpečení: nezbytné údaje mohu zpracovávat pro uplatnění nebo obhajobu právních nároků a ochranu systémů. Právním základem je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Rozsah údajů o nezletilém studentovi omezuji na to, co je potřebné pro výuku a její organizaci. Objednávky a platby řeším s rodičem nebo zákonným zástupcem. Kontaktní údaje rodiče používám pro související domluvu, organizaci a vyúčtování.

V případě nezletilých studentů komunikuji při sjednávání služby a vyúčtování s jejich rodiči nebo zákonnými zástupci.

Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny poskytovatelům používaných služeb, které pomáhají zajistit rezervace a evidenci studentů (AppDoučko), fakturaci (Fakturoid), firemní e-mail (Forpsi), používání e-mailového klienta (Spark), plánování (Google Kalendář), online výuku (Microsoft Teams a Google Meet) a komunikaci či výuku (WhatsApp nebo jiná platforma dohodnutá se studentem).

Ve vztahu k osobním údajům studentů vedeným v AppDoučku jsem správcem já a AppDoučko je zpracovatelem. Zpracovatelská smlouva je součástí podmínek AppDoučka. AppDoučko uvádí, že část zpracování může probíhat mimo EHP a že pro předávání používá standardní smluvní doložky a případně další zákonné mechanismy ochrany.

AppDoučko umožňuje uchovávat potvrzené dohody o doučování po dobu dohody a další čtyři roky; tuto funkci nepoužívám.

Jednotlivým službám zpřístupňuji pouze údaje potřebné pro jejich konkrétní účel, například jméno, kontakt, termín lekce, fakturační údaje nebo obsah komunikace či online výuky, pokud je přes danou službu vedena. Ne každá služba obdrží všechny uvedené údaje.

Při online výuce nepořizuji žádné nahrávky lekcí, a to v Microsoft Teams, Google Meet, WhatsApp ani na dalších platformách používaných při výuce.

Podle konkrétní služby, nastavení účtu a zapojených subdodavatelů může docházet ke zpracování nebo předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Pokud k takovému předání dochází, musí být zajištěny podmínky a záruky vyžadované GDPR. Umístění konkrétních dat a seznam všech zapojených subdodavatelů se mohou lišit podle služby a nastavení.

Neuskutečněné poptávky uchovávám nejdéle 6 měsíců od poslední komunikace.

Výukové poznámky uchovávám nejdéle 12 měsíců od poslední lekce.

Běžnou evidenci studentů uchovávám 2 roky od ukončení spolupráce.

Při smazání studenta v AppDoučku se odstraní také jeho výukové poznámky, historie lekcí a související údaje. Vystavené faktury v AppDoučku zůstávají uchovány z účetních důvodů.

Po zrušení celého účtu AppDoučko odstraní údaje do 30 dnů. Kopie v databázových zálohách se odstraní nejpozději do 8 týdnů. Jde o lhůty poskytovatele pro odstranění dat po smazání, nikoli o změnu výše uvedených dob uchovávání.

Faktury a účetní doklady uchovávám po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Údaje potřebné pro řešení právních sporů uchovávám pouze po dobu nezbytnou pro ochranu příslušných právních nároků.

Pro dodržení uvedených lhůt je potřeba uchovávané osobní údaje pravidelně kontrolovat. Po uplynutí stanovené doby zajistím jejich výmaz nebo anonymizaci, pokud jejich další uchování nevyžaduje zákon nebo ochrana právních nároků.

U externích poskytovatelů se způsob odstranění údajů ze záloh řídí příslušnými technickými a smluvními podmínkami.

Za podmínek stanovených GDPR máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení zpracování. Můžete také vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a v případech stanovených GDPR požadovat přenositelnost údajů.

Žádost můžete poslat na zdenek.smitko@nemcinasmitko.cz. Na žádost odpovím bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Za podmínek GDPR může být tato lhůta s odůvodněním prodloužena.

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji není nakládáno v souladu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Pokud se změní způsob nebo rozsah zpracování osobních údajů, aktualizuji tyto zásady. Aktuální znění bude dostupné na této stránce.